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大型活动的组织及管理

发布日期:2013/8/7

文章摘要

  拓源认为 随着文化市场的逐步繁荣,以及营销、公关等市场手段的不断丰富和创新,以举办大型活动为形式的营销措施越来越多的被企业运用,处于市场前沿的媒体也不例外,举办主题活动已成为各家报刊社甚...

  拓源认为 随着文化市场的逐步繁荣,以及营销、公关等市场手段的不断丰富和创新,以举办大型活动为形式的营销措施越来越多的被企业运用,处于市场前沿的媒体也不例外,举办主题活动已成为各家报刊社甚至新闻网站扩大品牌影响力,增加广告收入,培养忠实读者,提升竞争力的有力手段。在这些大型活动的背后,很多组织者和承办方苦于经验和管理上的不足,造成超强的体力和脑力压力以及各种突发事件带来的财务预算超支和经济损失。笔者作为大赛总调度,有幸参加了整个活动的策划和组织,并具体负责全部活动的后勤保障和现场调度,对媒体大型活动的组织有了一点肤浅的认识,下面结合自己在时尚文化节活动中的工作经验和教训,简要谈谈媒体大型活动组织和管理的一些具体方法和技巧。

  一、前期计划

  根据项目管理学的理论,大型活动是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。具有鲜明的目的性、周密的计划性、广泛的社会传播性、严密的操作性和经济社会效益性。

  要保证大型活动的完美实施,前期周密的计划是不可或缺的重要保证。新报社在举办时尚文化节前,对整个活动的计划进行了反反复复的论证,大到活动经费的筹集,小到舞台装修需要多少盒图钉都进行了仔细的研究,最终确立了一个完备的策划案。当初有很多同志认为反复的论证有些多余,认为是纸上谈兵,应该边着手边完善,不要在冗长的会议中浪费时间和空谈。现在看来,历时10天,演出上百场次,观众多达数万人的时尚文化节圆满举办,没有出现任何意外情况,正是得益于前期充分的计划和准备。而具体来说,在活动策划之初,以下几点需要重点考虑:

  1、提出活动设想,明确活动性质、目的和任务。

  2、根据活动的设想,提出活动的初步计划,初步拟定活动的内容、规模大小,初步确定活动的地点和参加人数。

  3、根据初步活动的计划选择活动的地点,并根据场所现实条件,决定场所布置。

  4、根据初步活动计划,初步确定参加活动的人选及选择方法。

  5、考虑所需辅助人员的人数及来源。

  6、在确定以上各项内容之后,根据活动场所布置要求、活动内容的安排、活动规模的大小、活动时间的长短和参与活动人数的多寡,作出较为详尽的活动经费预算。

  7、对初步活动的计划方案进行充分论证、修改,制定出最终的活动方案和活动计划,写出活动计划书。计划书的内容具体包括:活动的性质、目的和任务,活动规模大小和参与活动的人数,活动的举办日期、内容、时间和程序的安排,活动的地点和现场布置,活动的后勤辅助人员计划选择及安排,活动主持人选、礼仪,活动经费预算及分配,活动的交通及食宿安排等。

  二、活动筹备

  大型活动的举办涉及面广,需要准备的物资和事项繁多,活动的筹备工作难度大,是整个活动成功与否的一大关键。“首届贵州时尚文化节”的核心内容是16个项目的时尚大赛和一台时尚文艺晚会,其中16个项目赛对场地、道具以及灯光音响的要求各有不同,很多项目的比赛如攀岩、网球、自行车攀爬等还要求专业的场地和道具,为此,整个活动的筹备工作牵涉面非常广,需要联系和准备的事项非常多。考虑到自身经验不足,我们前期筹备工作适当放宽了时限,花了近1个月时间去联系场馆、准备道具、聘请礼仪和制作舞台背景。事后总结经验,将活动筹备的重点事项和程序进行了归纳,以便以后按图索骥,有备无患:

  (一)、办理审批手续

  这是很多媒体活动组织者容易忽视的问题,我们举办时尚大赛开始也没有考虑到活动需要有关部门的审批,一度被相关部门问责,差点陷入僵局,所幸报社总编辑及时出面干预,危机公关,才得以顺利开展。

  根据《中华人民共和国行政许可法》规定,公民、法人或者其他组织从事特定活动,依法需要取得行政许可的,应当向行政机关提出申请,待取得相关部门批准后方可实施。对于媒体举办的常见大型活动,需要报批的主要有文化厅(局)、体育局、公安、消防和环卫四个部门,其他的申报行政机关也有可能出现,但通常机会比较少。具体来说,在办理活动审批手续过程中,特别要注意的是需要准备活动场所的平面示意图以及《活动安全保卫工作方案》。根据经验,我们在举办活动之前一定要多方考虑,多方咨询,特别是活动中有特殊内容时一定要预先征得相关部门的同意,以免出现不必要的麻烦。

  (二)、联系场地,确定合作方,签订相关合同。

  媒体举办大型文体活动,不可能什么东西都由自己亲力亲为,活动要上档次上标准,我们还得和专业的项目运作方进行合作。活动筹备期间,我们必须多方比较,确定合适的场馆,选择专业的广告制作、舞台搭建、灯光音响、庆典礼仪等合作公司,要求他们按要求准备活动的方方面面。这里需要说明的是,为了保证活动的顺利开展,并依法维护各方的正当权益,我们在联系相关事项时一定要签订合同,约定各自的责、权、利。

  (三)、准备活动物资

  大型活动需要的物资很多,大到交通工具,小到嘉宾礼花,都需要在活动筹备期间准备妥当。“贵州首届时尚文化节”专门成立一个活动筹备组,负责相关事项的准备,筹备组反复的讨论,仔细分析了活动的每一个环节,对活动需要的物资一一登记,最后落实专人进行租赁和购买。需要注意的是,一些专用物资比如刻上大赛名称的奖品、奖杯等需要专门定制,一定要提前准备,并仔细验收,不要临到场拿不出东西或者出现差数、东西损坏、名称错误,就会为整个活动带来极坏的影响。“时尚文化节颁奖文艺晚会”就差点犯了一个这样的错误,由于负责准备奖杯的同志工作疏忽,没有对所有的奖杯进行检查,差点将其中一个损坏的奖杯拿上颁奖台。所幸在颁奖开始前笔者及时发现并备有替用,才没有当众出丑。

  (四)、拟定活动实施计划。

  凡事预则立,不预则废。活动实施计划是有效协调各项工作、推动各项工作顺利进行的重要工具,是项目管理活动的首要环节。抓住这个环节,就可以提挈全局。活动实施计划主要包括以下几项内容:

  1、实施方案。是为了活动项目最终实现而制定的实施方案,要说明以什么方法组织实施活动,需要做什么样的工作,如何利用各方面资源达到最佳效果等。

  2、 人员组织计划。主要表明各子项目中的各项工作由谁来负责,以及相互关系。可以采用框图式构架,各项工作、负责人、具体情况等内容都集中在一起,制作一个人员组织计划表,让工作人员一目了然。

  3、 活动进度计划。根据活动的正式开始时间,对各项任务列定工作进程计划。

  4、 财务预算计划。详细列出活动实施过程中的各项费用预算。

  5、 物资管理计划。因为在每次活动过程中都会产生很多的相关文件、档案或者专用物品,这些文件档案在整个活动过程中的作用非常关键,可以说是活动赖以开展的前提条件。所以对于文件和档案的管理在活动筹备前期就要安排妥当,最好安排专人负责。

  6、通讯联络计划。由于很多大型活动都有小的分场地,各地项目之间的及时通讯和联络对于整个活动的完美开展相当重要。本次时尚文化节共有16个分项目,每个项目都有一个具体责任人,为方便联络,筹备组专门准备了一套步话器,在项目负责人和总调度间建立了专线联系。

  7、 应急计划。大型活动一般都具有筹备时间长、涉及人员多等特点,在这个过程中难以保证每个人都不出问题、每件事情都进展顺利。所以,一份相对严密的应急计划还是不能少的。

  三、活动实施

  活动的实施阶段是整个活动过程中最重要的部分,活动的成败就在此。为了提高活动实施阶段的管理效率,我们建议实施程序化管理,树立一种科学的管理意识,才能对整个大型活动进行有效控制。

  (一)、活动现场执行管理需要注意的问题

  1、活动前期准备不足造成的现场事物的漏缺。在时尚文化节cosplay比赛中,由于前期准备不足,裁判打分的签字笔用完后没有跟上,一度停顿了几分钟,为整个比赛留下了遗憾。

  2、活动现场分工不明确导致管理混乱。本次文化节在贵阳中天花园进行,有两个车辆入口,由于分工不明,导致其中一个入口的嘉宾车辆没有专门的保安人员引导,成为活动组织的一个深刻教训。

  3、对现场突发事件的处理缺乏一定的准备和技巧。在陀螺比赛中,一些参赛队员私自拿走了比赛专用陀螺,导致决赛时道具不够,而项目负责人没有处理经验,一度造成混乱。

  (二)、现场执行管理

  由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂,所以如何控制好现场的各项工作,保证活动的顺利进行,对于活动的管理者来说也是一个极大的挑战。为了提高活动实施阶段的管理效率,在此次时尚文化节中,我们实施了操作程序管理,根据活动参与者的角色来分配管理工作,分工明确、各负其责。即根据参与活动者的不同身份把现场的管理任务分为若干方面,安排专人负责每一参与角色群体的相关事务,最后由项目总调度来统一管理各个方面的负责人,协调和控制整个现场工作。

  1、确定管理主体

  就是对参与活动的全体人员进行科学的群体角色划分,这也是实施操作活动现场工作的基础,我们在角色划分的过程中既要注意角色的独立性,又要注意角色所内含工作的系统性和联系性。

  ①活动的组织单位:主要包括活动的主办方、承办方、协办方等参与活动整体策划和运作的单位和个人。不管是在程序上,还是事件的实际处理过程中,活动的组织各方都需要很紧密的合作与联系,对于他们的管理和协调亦非常重要。

  ②场馆单位:主要是指场地的所有者或管理者。本次文化节分别在中天花园、省军体校和省委大礼堂三个地方举办,我们为每一个城管单位都指定了一个固定联系人,负责道具提供、保安配合、车辆停放安排等协调工作,他们在整个活动的进程中充分扮演着活动实际操作过程中的把关和配合角色。

  ③演员、主持和选手:这方面主要包括参与活动的演员、主持人、参赛的选手、参加讨论的发言人等活动的表现主体人员,需要专门的工作人员与其对接和服务,主要包括安排化妆间、排定上台顺序和候演等。

  ④舞台、灯光、音响:主要包括舞台的搭建、灯光的安装、音响的调试等几个方面的工作人员。这些都属于活动的基础设备,而且具有很强的联系性,所以把对他们的管理专门划为一方面。

  ⑤嘉宾、观众:主要包括到场的领导、嘉宾、评委、观众等几方面的人员。对于某些大型的活动,因为参与嘉宾人数众多,且与之相关的活动频繁时,也可以把嘉宾和观众方分开进行管理。

  ⑥媒体记者:主要包括活动邀请的媒体和主动前来采访的媒体。2、确定工作职能

  为每一个角色群体指定责任人,负责各种服务工作,具体的职能有:

  ①监督和控制各种角色参与人员的到场和准备情况。例如舞台灯光音响是否已经安装和调试完毕,为领导嘉宾准备的笔、纸、水、名牌等是否齐备,演员是否到齐,媒体记者是否已安排妥当等;

  ②负责各角色人员之间的信息沟通。参与活动的各个方面都需要互相配合,各角色管理人员应当及时传达他们之间的信息和各种配合要求;

  ③负责解决各角色群体提出的各种要求和出现的各种问题;

  ④及时向项目负责人报告工作进展情况;

  ⑤现场出现的其他相关事务。

  (三)项目负责人制

  大型活动中,工作人员和参与人员都保持着高度的紧张,如果每个人都去“指手画脚”,那么场面一定会非常的乱,只有大家都固定的听从一个人的统一安排,互相配合,才能保证各项工作有条不紊的开展。本次时尚文化节持续时间长、分项目多、场馆分散、观众较多,管理难度很大,经过精心策划,我们推出了“项目负责人制”,有效保证了整个活动的顺利开展。

  具体操作中,我们为16个分项目各自指定一个项目责任人,具体负责每一个分项目的管理工作,包括赛程设置、选手组织、场馆租赁、裁判聘请、食宿安排、医疗救护等等相关工作。活动中,现场管理必须只能由其一人统一管理,而出现各分项目负责人不能处理或者需要其他项目组配合处理的情况,则可以告知项目总监,由项目总监和现场总调度统一调配,协作各分项目负责人处理。

  四、活动的完结

  这是每次活动的主办方最容易疏忽的地方,往往活动开始前风风火火,活动进行中紧紧张张,可是到了活动结束之后,大家都有“终于可以松一口气”的懈怠。每到这个时候,从负责人到工作人员都会有种事情终于完结的错觉,有些工作人员甚至会和观众一起一走了之,完全忘了还有收尾工作要做,出现丢失物品的现象。

  为保证活动顺利收尾,防止物品丢失,也为我们的辛苦划上一个完美的句号,在活动开始之前一定要把收尾工作安排妥当,分配到人,责任明确。“贵州首届时尚文化节”中,我们专门安排了善后工作组,并为每一个工作人员指定了工作范围,明确了工作要求。由于实现考虑周全,安排得到,每一个大赛项目完成后,善后工作组都迅速疏散人群,清扫现场,为场馆提供方和广大群众留下了较好的印象。

  而具体的善后工作,我们可以按照以下程序操作:

  1、人员疏散(交通,食宿)。

  2、现场处理(拆除,清扫等)。

  3、后勤服务人员遣散。

  4、费用结算。

  5、撰写活动总结。包括活动所达到的目的及完成情况、活动的简要过程、活动的主要成绩和经验、活动中存在的问题及改进意见、活动经费的结算报告等等。

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