大型活动现场执行管理：角色划分与程序化操作

由于活动现场参与人员数量大、事务繁杂，如何控制现场各项工作、保证活动顺利进行，对管理者是极大挑战。为提高活动实施阶段的管理效率，应实施操作程序的管理。程序化管理是科学管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理，因而实施设计重要的是设计出操作的规范程序。

根据活动主要参与成员身份，大致可分为六类：活动组织方、场馆方、演员/主持/选手等、舞台/灯光/音响制作方、嘉宾/观众方和媒体记者方。可根据活动参与者角色分配管理工作，分工明确、各负其责。这种管理可称为“角色管理”，即根据参与者身份将现场管理任务分为若干方面，每一角色群体相关事务为一方面，分别安排专人负责，最后由项目负责人统一管理各方面负责人，协调控制现场工作。

角色管理的前提是对参与活动全体人员进行科学角色划分，这也是实施操作活动现场工作的基础。划分时既要注意角色独立性，又要注意角色内含工作的系统性和联系性，因为最终目的是使分工明确、易于操作。例如，对一场具有表演内容的新闻发布会或时装发布会，舞台方面涉及音响、灯光和舞美，表演方面涉及主持人、演员和道具。要保证演出顺利进行，舞台方必须充分配合演员需要，演员方也要了解舞台方要求。双方联系密切，照理说安排一人全权负责较好，但因各方事务繁多，一人处理可能力不从心，且两方人员系统属性明显，故分开管理较好。当然，双方负责人沟通很重要。但若是小型演出，一人管理两方面事务也可能游刃有余。

①活动组织方：主要包括主办方、承办方、协办方等参与活动整体策划和运作的单位和个人。不管在程序上还是实际处理中，组织各方需紧密合作与联系，对其管理和协调非常重要。

②场馆方：主要指场地所有者或管理者，如体育馆举办演唱会时的体育馆方，社区活动时的街道办或物业等。他们在活动进程中扮演实际操作过程中的把关和配合角色。

③演员/主持/选手方：包括演员、主持人、参赛选手、讨论发言人等表现主体人员。所谓表现主体人员，指在活动中具有表演、展示、发言等行为的人员，以区别于活动主体人员（观众），观众需单独管理。

④舞台/灯光/音响制作方：包括舞台搭建、灯光安装、音响调试等工作人员。

⑤嘉宾/观众方：包括到场的领导、嘉宾、评委、观众等。某些大型活动嘉宾人数众多，相关活动频繁时，也可将嘉宾和观众分开管理。

⑥媒体记者方：包括活动邀请的媒体和主动前来采访的媒体。每次活动都会产生一定社会效应，很多公关活动最终目的是增加宣传力度、扩大影响力，媒体参与对活动效益评估有重要参考价值，故媒体方管理独立为一面。

有时，某些大型活动每一项都可能有很多事务，如大型演出在演员方面可能涉及道具、食宿、后台设备等，此时可在角色划分基础上，对各项事务进一步细分。

总之，角色划分应充分考虑具体活动实际情况，根据实际情况决定划分内容，才能事半功倍。