如何合理配置你的活动团队

对于活动公司来说，一个项目团队的组成主要包括活动经理人、策划人员、编导人员、制片人员、技术人员、企宣人员、行政法务人员。这六类人员的工作内容和分工各不相同，但相互关联，内部存在逻辑关系，任何一面不完整，整体就无法正常运作。因此，要对这六类人员做系统性规划，管理者需了解每个工种的特点及成员优势。

以策划为例，策划需要很强的专业性技能和方法，策划人员的特长和兴趣点可能不尽相同，与活动行业范围广、类别多的特点相对应。有些人擅长商业推广、选秀类活动策划，有些人偏重旅游景点节庆活动策划，有些人擅长公益慈善类活动策划，有些人偏好体育赛事类活动策划。团队管理者要根据不同项目和需求进行人员重新组合和调配，让组合后的各工种人员充分发挥特长，将优势最大化。

建立高效项目团队和志愿者队伍的要点：

• 团队规模适当、易于管理，最有效率的团队包含2到25人，大多数不超过10人。
• 选择适当人员组成团队，知识结构合理搭配。
• 团队领导者需接受专业培训或具备专业经历，甚至具备个人魅力和感召力。
• 整个团队需要系统专业的培训，借助培训更好地完成任务。
• 团队成员之间、组织机构成员之间任务明确，互相信任、互相支持。
• 在工作人员和组织机构之间需要平行及垂直的交流。
• 赋予团队成员和志愿者必要的权力和实实在在的责任。
• 在工作环境中营造快乐、轻松、幽默的氛围。
• 对团队成员和志愿者的贡献给予充分肯定。
• 创造机会让团队成员和志愿者庆祝自己的成功。

优秀的活动项目经理需具备以下能力和技能：

• 建立并运用团队，具备领导才能。
• 成功认定任务所在，保质保量按时完成任务。
• 把项目计划与活动的战略、营销和艺术内容等计划整合在一起。
• 按照行业标准进行风险管理。
• 有效运用财务控制、指标和报告。
• 制定活动供应计划，管理合同。
• 具备沟通技巧和语言表达能力。
• 联络并管理众多外部利益相关者，包括公共和私营组织机构。
• 为管理高层和客户撰写管理进度报告，包括项目评估和项目总结。
• 具备该活动及相同领域中其它类似活动的知识。

除了人员优势组合，另一种组合方式可增加公司软实力，即选择性的专业外包。专业的活动运营公司不仅是活动执行高手，更应是资源整合高手。公司做大做强后，不可能事必躬亲，应根据不足，选择性地把专业工作分包给更专业的团队。例如，大投入的灯光音响，购置一套成本可能非常高，而一年可能只有几个活动需要，因此没必要采购整套设备。市场上有很多专业设备公司，不仅提供音响设备，还配备专业操作技术人员配合活动执行，保障现场效果，甚至为活动增色。将这些专业团队整合进团队，通过长期合作，让专业人士成为团队一部分。从另一角度，投资一百万买设备一年可能只用一次，而外包给专业设备公司一年可用十次，符合批量采购原则，节省预算成本，也解决工作人员的保险问题，是一举多得的团队管理策略。

当然，有选择地进行外包，也不是所有设备都适合租赁或外包。例如主题活动中有特色的服装、复杂的舞台道具，需要根据活动主题要求订做才能达到预期表现效果。